Trong đó đã phát hiện 17 trường hợp TNXP xét hưởng trợ cấp theo Quyết định số 40/QĐ-TTg trùng lặp với danh sách TNXP đã hưởng trợ cấp tại Quyết định số 104/QĐ-TTg ngày 14/4/1994 của Thủ tướng Chính phủ.

Tuy nhiên, việc phát hiện danh sách TNXP xét hưởng trợ cấp theo QĐ 40/QĐ-TTg trùng lặp với danh sách TNXP đã được hưởng trợ cấp theo QĐ 104/QĐ-TTg và danh sách đã được xét hưởng trước đó theo phương pháp thủ công sẽ mất nhiều thời gian và công sức nhưng hiệu quả lại không cao. Để khắc phục điều đó, Phòng Công tác thanh niên đã tìm hiểu và áp dụng biện pháp phát hiện sự trùng lặp trong việc thẩm định hồ sơ TNXP vừa tiết kiệm được thời gian vừa mang lại hiệu quả cao.

Các bước thực hiện như sau:

   1. Tải và cài đặt cho máy “Công cụ tách gộp họ tên trong Excel”. Sau khi cài đặt nó sẽ được nằm trên thanh menu của trang Excel.

   2. Mở danh sách TNXP đã được hưởng trợ cấp, đánh dấu bằng chữ màu và copy danh sách dán nối tiếp với danh sách TNXP đang xét hưởng trợ cấp theo QĐ 40/QĐ-TTg. Làm sao để mỗi danh sách của các đợt khác nhau sẽ có màu khác nhau.

   3. Chọn cột họ tên và sử dụng “Công cụ tách gộp họ tên trong Excel” để tách họ tên thành hai cột (cột chứa họ, tên lót và cột chứa tên).

   4. Mở file có chứa các danh sách TNXP đã được đánh dấu màu chữ, chọn toàn bộ dữ liệu trong trang Excel và sử dụng “Công cụ tách gộp họ tên trong Excel” để sắp xếp cột chứa tên theo thứ tự tăng giảm. Lúc này, họ tên TNXP trong trang Excel sẽ được sắp xếp theo thứ tự A, B, C. Những người trùng họ tên, đơn vị, năm sinh, quê quán sẽ nằm gần nhau và nếu khác nhau về màu chữ thì ta có thể dễ dàng phát hiện sự trùng lặp hay không.

                                                                                                                                                                                         Ngọc Thắng

Phòng Công tác thanh niên